Skabelon til intakeskema for klienter

Skabelonen

Hvad hver sektion skal bruges til

1. Det grundlæggende

Kontaktoplysninger og hvordan de helst vil kontaktes. Kedeligt, men det er det, der forhindrer en påmindelse om check-in i at gå til en adresse, de aldrig åbner.

2. Mål

Spørg, hvad de vil opnå, og hvordan succes ville se ud med deres egne ord, for det er ofte to forskellige svar. "Tabe 10 kilo" og "føle mig godt tilpas til min søsters bryllup i juni" fører til meget forskellig coaching. Spørgsmålet om tidsfrist betyder mest: en urealistisk tidslinje, der opdages ved intaken, er en samtale, mens den samme tidslinje opdaget i uge ti er en opsigelse.

3. Træningshistorik

Hvad de har lavet før, hvad de holdt af, og hvad der gik galt sidst. Det sidste er det mest nyttige spørgsmål i hele skemaet, for det, der afsluttede deres forrige forsøg, er det, der med størst sandsynlighed afslutter dette.

4. Helbredstjek

Den sektion, du ikke skærer i. Du leder efter alt, der ændrer, hvad der er sikkert at programmere, og alt, der kræver godkendelse, før du starter. Hvis et svar her får dig til at tøve, så få en godkendelse i stedet for at arbejde uden om det.

5. Livsstil

Søvn, arbejdsmønster, stress og nuværende aktivitet. Det er det, der får en plan til at overleve mødet med virkeligheden: en, der arbejder skiftehold og har to små børn, har brug for et reelt anderledes program end en med kontorjob og frie aftener, uanset identiske mål.

Før og efter dette skema

Intaken ligger midt i et forløb. Samtalen før er forsamtalen, hvor du finder ud af, om du overhovedet skal tage nogen ind, og trinnet efter er velkomstmailene, der fører en ny klient gennem den første uge.

6. Praktik og samtykke

Tidspunkter, adgang til udstyr, forventninger til budget og dine vilkår for samtykke og afbestilling. At få de kedelige ting aftalt skriftligt fra start forebygger de fleste af de akavede samtaler senere.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg downloade dette intakeskema til personlige trænere som PDF?

Ja, gratis og uden at oplyse en mailadresse. Skemaet er i A4-format, så det kan printes uden at miste marginerne. Det fylder tre sider med linjer til at skrive på, og du må gerne sætte dit eget logo på det og give det til klienter som dit eget.

Hvad skal et intakeskema til personlig træning indeholde?

Seks sektioner dækker næsten alt: kontakt og grundoplysninger, mål og hvad succes betyder for klienten, trænings- og skadeshistorik, helbredstjek, livsstilsfaktorer som søvn, arbejde og stress og til sidst administrationen, altså tidspunkter, praktik og samtykke. Målet er at lære nok til at programmere sikkert og sætte forventninger uden at gøre skemaet så langt, at folk opgiver det.

Er det her et PAR-Q-skema?

Nej. Helbredstjekket her er et generelt sæt spørgsmål skrevet til denne skabelon og ikke PAR-Q eller PAR-Q+, som er særskilt udgivne og vedligeholdte screeningsværktøjer med egne brugsvilkår. Hvis du specifikt vil bruge PAR-Q+, så hent den aktuelle officielle version hos udgiveren i stedet for at kopiere en version fra en hjemmeside, da ordlyden revideres med mellemrum.

Skal personlige trænere have et helbredsskema, før de træner en klient?

Et helbredstjek før første session er almindelig praksis, og forsikringsselskaber og uddannelsesinstitutioner forventer det ofte. Præcis hvad du skal indsamle, hvor længe du opbevarer det, og hvornår du har brug for lægelig godkendelse, afhænger af dit land, din uddannelse og din forsikringspolice, så tjek de krav i stedet for at stole på en skabelon. Se enhver skabelon som et udgangspunkt, der skal tilpasses, og ikke som et compliance-dokument.

Hvor langt skal et klientintakeskema være?

Langt nok til at programmere sikkert, kort nok til at nå på én gang, hvilket som regel betyder fem til ti minutter. Helbredstjekket er den ene sektion, du ikke skal skære i. Hvis skemaet bliver langt, så flyt de ikke-presserende spørgsmål, fx detaljerede kostpræferencer eller langsigtede mål, til første session i stedet, hvor en samtale alligevel giver bedre svar.

Hvordan onboarder jeg en ny klient i personlig træning?

Et brugbart onboardingforløb har fire trin. Send intakeskemaet i det øjeblik, de skriver sig op, mens motivationen er højest. Læs svarene, før I mødes, så den første session er coaching og ikke administration. Brug sessionen til at aftale mål, tidslinjer og hvordan de næste uger ser ud, for det er her, de fleste fastholdelsesproblemer forebygges. Start derefter den ugentlige check-in med det samme, så ansvarligheden begynder i uge ét og ikke, når det falder dig ind. Selve onboardingen er ikke pointen: den er der for at få den første måned til at føles organiseret, fordi klienter tidligt afgør, om det her føles som en professionel ydelse.

Hvornår skal en klient udfylde intakeskemaet?

Før første session og ikke under den. Når du læser svarene på forhånd, ved du allerede, når du møder op, hvad skadeshistorikken og skemabegrænsningerne er, så den første session er coaching og ikke administration. Det virker også til din fordel at sende skemaet umiddelbart efter, nogen har skrevet sig op, for det er der, deres motivation er højest.