Intakeformulier personal training

De template

Waar elk onderdeel voor dient

1. De basis

Contactgegevens en hoe iemand het liefst bereikt wordt. Saai, maar het voorkomt dat een check-in-herinnering naar een adres gaat dat ze nooit openen.

2. Doelen

Vraag wat ze willen bereiken en hoe succes er in gewone woorden uitziet, want dat zijn vaak verschillende antwoorden. "Dertien kilo afvallen" en "me goed voelen op de bruiloft van mijn zus in juni" vragen om heel andere coaching. De vraag naar een deadline is het belangrijkst: een onrealistische tijdlijn die je bij de intake ontdekt is een gesprek, dezelfde tijdlijn ontdekt in week tien is een opzegging.

3. Trainingsachtergrond

Wat ze eerder hebben gedaan, wat ze leuk vonden en wat er de vorige keer misging. Die laatste is de nuttigste vraag van het hele formulier, want wat hun vorige poging heeft beëindigd, is precies wat deze poging waarschijnlijk ook gaat beëindigen.

4. Gezondheidscheck

Het onderdeel dat je niet inkort. Je zoekt naar alles wat verandert wat veilig is om te programmeren, en alles waarvoor eerst toestemming van een arts nodig is. Twijfel je bij een antwoord, vraag dan om die toestemming in plaats van eromheen te werken.

5. Leefstijl

Slaap, werkpatroon, stress en huidige activiteit. Hierdoor overleeft een plan de werkelijkheid: iemand met ploegendiensten en twee jonge kinderen heeft echt een ander programma nodig dan iemand met een kantoorbaan en vrije avonden, ook al zijn de doelen identiek.

Voor en na dit formulier

De intake zit midden in een reeks. Het gesprek ervóór is het kennismakingsgesprek, waarin je bepaalt of je iemand überhaupt aanneemt, en de stap erna zijn de welkomstmails die een nieuwe klant door de eerste week loodsen.

6. Praktische zaken en toestemming

Beschikbaarheid, toegang tot materiaal, verwachtingen over budget, en je voorwaarden voor toestemming en annulering. Als je de saaie dingen aan het begin op papier afspreekt, voorkom je de meeste ongemakkelijke gesprekken later.

Veelgestelde vragen

Kan ik dit intake formulier voor personal training als pdf downloaden?

Ja, gratis en zonder e-mailadres. Het formulier is op A4-formaat, dus het print zonder dat de marges verloren gaan. Het zijn drie pagina's met lijntjes om op te schrijven, en je mag er gerust je eigen logo op zetten en het als je eigen formulier aan klanten geven.

Wat moet er in een intakeformulier voor personal training staan?

Zes onderdelen dekken bijna alles: contactgegevens en basisinfo, doelen en wat succes voor de klant betekent, trainings- en blessuregeschiedenis, een gezondheidscheck, leefstijl zoals slaap, werk en stress, en tot slot de administratie: beschikbaarheid, praktische zaken en toestemming. Het doel is genoeg te weten om veilig te programmeren en verwachtingen te managen, zonder het formulier zo lang te maken dat mensen afhaken.

Is dit een PAR-Q-formulier?

Nee. Het gezondheidsonderdeel hier is een algemene set vragen die voor deze template is geschreven, niet de PAR-Q of PAR-Q+. Dat zijn apart gepubliceerde en onderhouden screeningsinstrumenten met hun eigen gebruiksvoorwaarden. Wil je specifiek de PAR-Q+ gebruiken, haal dan de actuele officiële versie bij de uitgever in plaats van een versie van een website te kopiëren, want de formulering wordt regelmatig herzien.

Heb je als personal trainer een gezondheidsvragenlijst nodig voordat je een klant traint?

Screenen vóór de eerste sessie is gebruikelijk, en verzekeraars en certificerende instanties verwachten het vaak. Wat je precies moet vastleggen, hoe lang je het bewaart en wanneer je medische toestemming nodig hebt, hangt af van je land, je certificering en je verzekering. Controleer die eisen dus zelf in plaats van op een template te vertrouwen. Zie elke template als startpunt om aan te passen, niet als compliancedocument.

Hoe lang moet een intakeformulier zijn?

Lang genoeg om veilig te programmeren, kort genoeg om in één keer in te vullen: meestal vijf tot tien minuten. De gezondheidscheck is het enige onderdeel dat je niet inkort. Wordt het formulier te lang, verplaats dan de vragen die niet dringend zijn, zoals gedetailleerde voedingsvoorkeuren of langetermijndoelen, naar de eerste sessie. In een gesprek krijg je daar toch betere antwoorden op.

Hoe onboard ik een nieuwe personal training-klant?

Een werkbare onboarding bestaat uit vier stappen. Stuur het intakeformulier zodra iemand zich aanmeldt, wanneer de motivatie het hoogst is. Lees de antwoorden voordat jullie elkaar zien, zodat de eerste sessie over coaching gaat en niet over administratie. Gebruik die sessie om doelen, tijdlijnen en de komende weken af te spreken; daar voorkom je de meeste problemen met klantbehoud. Start daarna meteen met de wekelijkse check-in, zodat de verantwoording in week één begint en niet pas wanneer jij eraan denkt. Het gaat niet om de onboarding zelf: die bestaat om de eerste maand georganiseerd te laten voelen, want klanten beslissen vroeg of dit als een professionele dienst voelt.

Wanneer moet een klant het intakeformulier invullen?

Vóór de eerste sessie, niet tijdens. Als je de antwoorden vooraf leest, ken je de blessuregeschiedenis en de beperkingen in iemands agenda al als je binnenkomt, dus de eerste sessie gaat over coaching en niet over administratie. Het formulier direct na de aanmelding sturen werkt ook in je voordeel, want dan is de motivatie het hoogst.