Velkomstmail til nye klienter: skabeloner

Hvorfor den første uge betyder mere, end den ser ud

En ny klient er aldrig mere motiveret end i timen, hvor de siger ja, og sjældent mere usikker end de tre dage efter. De har forpligtet penge til noget, de endnu ikke kan vurdere, og det eneste bevis, de har for, om du er organiseret, er hvordan administrationen føles.

Det er hele opgaven for de fire mails. Ikke at lære noget fra sig, ikke at imponere: bare at få den første uge til at føles håndteret, så klientens tidlige begejstring har et sted at gå hen i stedet for at blive til tvivl.

Forløbet

Emne: Velkommen om bord, her er hvad der sker nu

Hej [NAVN],

Det glæder mig virkelig at have dig med. Her er præcis, hvad der sker herfra, så
intet kommer bag på dig.

1. Udfyld denne korte formular: [LINK TIL INTAKESKEMA]
   Det tager cirka fem minutter og dækker dine mål, din træningshistorik og et
   par spørgsmål om helbred. Jeg læser den grundigt, før vi mødes, så vores
   første session er rigtig coaching og ikke papirarbejde.

2. Vores første session er [DAG] kl. [TIDSPUNKT], [STED / PÅ ZOOM].

3. Fra uge ét får du en kort check-in fra mig hver [DAG]. Seks spørgsmål,
   cirka et minut. Sådan holder jeg styr på dig mellem sessionerne.

Hvis der er noget som helst inden da, så svar bare på denne mail.

[DIT NAVN]

Emne: Lige en ting, før vi starter

Hej [NAVN],

Bare en lille påmindelse om intakeskemaet, det er det eneste, jeg skal bruge, før
vi mødes:
[LINK TIL INTAKESKEMA]

Fem minutter, og så kan jeg have noget klar til dig [DAG] i stedet for at bruge
den første halvdel af sessionen på at stille spørgsmål.

Hvis noget af det er akavet at svare på skriftligt, så spring det over, så tager
vi det ansigt til ansigt.

[DIT NAVN]

Emne: I morgen kl. [TIDSPUNKT]

Hej [NAVN],

Jeg glæder mig til i morgen kl. [TIDSPUNKT], [STED / ZOOM-LINK].

Tag med: [VAND / SKO / HVAD DER NU PASSER]. Tag det på, du har det godt i at
bevæge dig i.

Vi tager den første ret let. Målet er at se, hvordan du bevæger dig, og få et
udgangspunkt, ikke at smadre dig. Der er god tid til det senere.

Hvis du har sidste spørgsmål, så svar bare.

[DIT NAVN]

Emne: Uge ét er overstået, hvordan føltes det?

Hej [NAVN],

Flot klaret at komme igennem uge ét. Her er din første check-in: [LINK TIL CHECK-IN]

To ting, der er værd at sige nu frem for om en måned:

Fremskridt er ikke lineære, og de første uger handler mest om at bygge vanen og
ikke om at se forandringer. Hvis vægten gør noget mærkeligt i uge tre, er det
normalt og ingen grund til panik.

Og check-in'en er det mest nyttige minut i min uge. Selv en dårlig uge er værd
at sende, helt ærligt, det er dem, jeg faktisk kan hjælpe med.

[DIT NAVN]

Et par regler, der får dem til at virke

• Én handling pr. mail. To anmodninger halverer chancen for, at nogen af dem bliver gjort.
• Enkle emnelinjer. "Velkommen om bord, her er hvad der sker nu" bliver åbnet. Alt, der ligner et nyhedsbrev, bliver skimmet, og du vil gerne have dem trænet til faktisk at læse dine mails.
• Skriv som et menneske. De skal lyde, som du taler i en session. Formel onboardingtekst får en en-til-en-ydelse til at ligne et abonnement.
• Automatisér de planlagte, ikke svarene. Velkomsten, påmindelsen og beskeden før sessionen er ens hver gang og er netop det, der bliver glemt i en travl uge. Hold selve samtalerne manuelle.
• Forklar ikke din metode endnu. Ingen har nogensinde læst en filosofimail på 900 ord færdig på dag ét. Gem den, til de spørger.

Formularen, mailene peger på, finder du her: skabelon til intakeskema. Den check-in, de overdrager til, finder du her: skabelon til ugentlig check-in.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal en velkomstmail til en ny klient hos en personlig træner indeholde?

Fire ting: en tak, der lyder, som om et menneske har skrevet den, præcis hvad der sker nu, og hvornår, den ene handling, du har brug for fra dem nu, og hvordan de kan nå dig. Den almindeligste fejl er at proppe det hele ind i den første mail. En ny klient har ikke brug for hele din metode på dag ét, de skal vide, at de traf en god beslutning, og hvad de skal gøre nu.

Hvor mange onboardingmails skal jeg sende en ny klient?

Fire dækker det for de fleste coaches: en velkomst i det øjeblik, de skriver sig op, en påmindelse, hvis intakeskemaet ikke er kommet tilbage inden for et par dage, en kort besked før første session og en ved slutningen af uge ét. Mere end det, og du lærer folk at skimme dine mails, hvilket får betydning senere, når du har brug for, at de læser noget vigtigt.

Hvad skal emnelinjen være i en velkomstmail til en klient?

Enkel og konkret slår smart. Noget i retning af "Velkommen om bord, her er hvad der sker nu" fortæller læseren, hvad mailen handler om, og bliver næppe forvekslet med markedsføring. Undgå stakkevis af udråbstegn, emojis i emnelinjen og alt, der minder om et nyhedsbrev, for den her mail skal føles som et menneske og ikke som en udsendelse.

Skal personlige trænere automatisere onboardingmails?

De planlagte dele, ja. Velkomsten, påmindelsen om skemaet og beskeden før sessionen er ens hver gang og er værd at automatisere, så de aldrig bliver glemt i en travl uge. Hold de personlige svar manuelle: automatisering er til at sikre, at de rutineprægede ting altid sker, ikke til at erstatte coachingsamtalen.

Hvornår skal en ny klient begynde med ugentlige check-ins?

Uge ét og ikke uge fire. At starte check-in-rutinen med det samme sætter forventningen om, at sådan fungerer coaching her, og giver dig et udgangspunkt at sammenligne med senere. Coaches, der venter, til en klient er faldet til, oplever som regel, at vanen er meget sværere at indføre, fordi den så føles som et nyt krav og ikke som en del af ydelsen.