Wöchentliche Check-in-Vorlage für deine Kunden

Die Vorlage

Füge sie in ein Google Formular, Typeform, eine Notion-Seite, eine E-Mail oder deine Coaching-App ein. Der genaue Wortlaut ist weniger wichtig, als jede Woche dasselbe in derselben Reihenfolge zu fragen, damit die Antworten vergleichbar bleiben.

Warum genau diese Fragen

Jede Frage in der Vorlage hat eine bestimmte Aufgabe. Wenn du eine austauschst, nimm eine, die dieselbe Aufgabe erfüllt.

Ein oder zwei harte Zahlen

Körpergewicht und, wenn du sie erfasst, Körpermaße. Zahlen sind der einzige Teil eines Check-ins, den die Tagesstimmung nicht verbiegen kann, und sie machen ein Fortschrittsdiagramm erst sehenswert. Frag nach dem Wochendurchschnitt statt nach einem einzelnen Morgenwert, wenn der Kunde täglich wiegt, denn das nimmt das meiste Rauschen raus.

Umsetzung, zweifach aufgeteilt

Training und Ernährung getrennt gefragt, weil sie getrennt scheitern. Ein Kunde, der viermal trainiert hat, aber vom Plan abgewichen ist, braucht ein ganz anderes Gespräch als einer, der gut gegessen hat und nie im Studio war. Ein einziges „Wie lief die Woche?“ verdeckt beides.

Ein Erholungssignal

Schlaf oder Energie. Das ist dein Frühwarnsystem: Die Erholung sinkt meist Wochen, bevor die Umsetzung nachlässt. Mit dieser Frage kannst du eingreifen, bevor der Kunde anfängt, Einheiten auszulassen.

Eine offene Frage, in seinen Worten

Hier entsteht das eigentliche Coaching. Zahlen sagen dir, was passiert ist; das offene Feld sagt dir, warum. Hier erwähnen Kunden auch den Urlaub, den neuen Job oder die Verletzung, von denen sie sonst nie erzählt hätten.

So führst du ihn, damit Kunden antworten

• Halte ihn unter einer Minute. Die Antwortquote bricht irgendwo ab sechs oder sieben Fragen ein. Ein kurzer Check-in, der beantwortet wird, schlägt einen gründlichen, der ignoriert wird.
• Jede Woche am selben Tag zur selben Zeit. Sonntag oder Montag passt für die meisten Coaches: Die Woche wird abgeschlossen, solange sie frisch ist, und du hast Zeit anzupassen, bevor die nächste beginnt. Die Regelmäßigkeit zählt mehr als der Tag.
• Antworte immer. Ein Check-in, der im Nichts verschwindet, lehrt den Kunden, dass er egal ist. Schon zwei Zeilen reichen.
• Frag bei Nichtantwortern noch am selben Tag nach. Ein verpasster Check-in ist das verlässlichste frühe Zeichen dafür, dass jemand kurz vor dem Ausstieg steht, und einen Kunden, der eine Woche verpasst hat, holst du viel leichter zurück als einen, der drei verpasst hat.
• Bau ihn nicht ständig um. Der Wert liegt im Verlauf, und wenn du die Fragen änderst, kannst du Woche für Woche nicht mehr vergleichen.

Du brauchst mehr Abwechslung bei den Fragen selbst? Es gibt eine Sammlung mit 30 Check-in-Fragen, nach Kategorien gruppiert, und einen Generator, der aus Ziel und Schwerpunkten eines Kunden ein passendes Set baut.

Häufige Fragen

Was gehört in einen wöchentlichen Kunden-Check-in?

Beschränk dich auf fünf oder sechs Fragen, die weniger als eine Minute dauern. Ein guter wöchentlicher Check-in enthält ein oder zwei harte Zahlen (Körpergewicht und, wenn du sie erfasst, Körpermaße), die Umsetzung von Training und Ernährung, ein Erholungssignal wie Schlaf oder Energie und eine offene Frage in den eigenen Worten des Kunden. Alles, was länger ist, wird übersprungen, und ein übersprungener Check-in sagt dir nichts.

Wie oft sollten Personal-Training-Kunden einchecken?

Wöchentlich ist der Standard für die meisten Online- und Hybrid-Coachings. Das ist oft genug, um zu merken, dass ein Kunde abdriftet, bevor er verschwindet, aber nicht so oft, dass das Formular zur Pflicht wird. Alle zwei Wochen kann bei Erhaltungsphasen oder langjährigen Kunden funktionieren. Tägliche Check-ins brechen fast immer innerhalb eines Monats zusammen.

An welchem Tag sollte ich die Kunden-Check-ins verschicken?

Sonntag oder Montag funktioniert für die meisten Coaches am besten. So schließt du die gerade vergangene Woche ab, solange sie frisch ist, und hast Zeit, die Antworten zu lesen und anzupassen, bevor die neue Trainingswoche beginnt. Der konkrete Tag ist weniger wichtig, als einen zu wählen und nie zu verschieben, denn die Routine bestimmt die Antwortquote.

Wie bringe ich Kunden dazu, ihren Check-in wirklich auszufüllen?

Drei Dinge leisten das meiste: Halte ihn so kurz, dass er in etwa 60 Sekunden fertig ist, schick ihn jede Woche zur selben Zeit, damit er zur Routine wird, und antworte immer darauf. Wenn ein Kunde einen Check-in abschickt und nichts hört, kommt der nächste deutlich seltener. Auch das Nachfassen bei Nichtantwortern noch am selben Tag hilft mehr als jede Änderung an den Fragen.

Soll ich ein Formular nutzen oder Kunden einfach anschreiben?

Ein Formular ist besser, sobald du mehr als eine Handvoll Kunden hast. Per Nachricht geht es bei drei oder vier Kunden gut, aber die Antworten verteilen sich über einen Chatverlauf, Trends sind nicht zu erkennen, und das manuelle Hinterherlaufen frisst deinen Abend. Ein Formular hält jede Antwort Woche für Woche in derselben Form fest, und genau das macht Fortschritt sichtbar.