Mall för veckovis check-in med klienter

Mallen

Klistra in i ett Google Formulär, Typeform, en Notion-sida, ett mejl eller din coachingapp. Formuleringarna spelar mindre roll än att du frågar samma saker i samma ordning varje vecka, så att svaren går att jämföra.

Varför just de här frågorna

Varje fråga i mallen har ett bestämt jobb. Byter du ut en, byt till något som gör samma jobb.

Ett eller två hårda mått

Kroppsvikt, och mått om du följer dem. Siffror är den enda delen av en check-in som inte går att svänga med humöret, och de är det som gör ett progressdiagram värt att titta på. Be om ett veckomedelvärde i stället för en enda morgonvägning om klienten väger sig dagligen, eftersom det tar bort det mesta av bruset.

Följsamhet, uppdelad i två

Träning och kost frågas var för sig, eftersom de brister var för sig. En klient som tränade fyra gånger men åt utanför planen behöver ett helt annat samtal än en som åt bra och aldrig kom till gymmet. Ett enda "hur gick veckan?" döljer båda.

En återhämtningssignal

Sömn eller energi. Det här är din förvarning: återhämtningen sjunker oftast veckor före följsamheten, så det är frågan som låter dig gripa in innan klienten börjar missa pass.

En öppen fråga, med deras egna ord

Här kommer själva coachingen ifrån. Siffrorna visar vad som hände, den öppna rutan visar varför. Det är också där klienter nämner semestern, det nya jobbet eller skadan som de annars aldrig hade berättat om.

Så kör du den så att folk svarar

• Håll den under en minut. Svarsfrekvensen störtdyker någonstans efter sex eller sju frågor. En kort check-in som blir besvarad slår en grundlig som ignoreras.
• Samma dag, samma tid, varje vecka. Söndag eller måndag passar de flesta coacher: du avslutar veckan medan den är färsk och hinner justera innan nästa börjar. Regelbundenheten väger tyngre än dagen.
• Svara alltid. En check-in som försvinner i tystnad lär klienten att den inte spelar någon roll. Även två rader räcker.
• Påminn den som inte svarat samma dag. En missad check-in är det mest pålitliga tidiga tecknet på att någon är på väg att sluta, och det är mycket lättare att få igång en klient som missat en vecka än en som missat tre.
• Bygg inte om den hela tiden. Värdet ligger i trenden, och varje ändring av frågorna nollställer möjligheten att jämföra vecka för vecka.

Behöver du mer variation i själva frågorna? Det finns en bank med 30 check-in-frågor grupperade efter kategori, och en frågegenerator som bygger en skräddarsydd uppsättning utifrån klientens mål och fokusområden.

Vanliga frågor

Vad ska en veckovis check-in för klienter innehålla?

Håll den till fem eller sex frågor som tar under en minut. En bra veckovis check-in tar med ett eller två hårda mått (kroppsvikt, och mått om du följer dem), hur väl klienten följt träning och kost, en återhämtningssignal som sömn eller energi, och en öppen fråga med klientens egna ord. Allt längre hoppas över, och en överhoppad check-in säger ingenting.

Hur ofta ska klienter hos personliga tränare checka in?

Varje vecka är standard för det mesta av onlinecoaching och hybridcoaching. Det är tillräckligt ofta för att upptäcka en klient som glider iväg innan hen försvinner, men inte så ofta att formuläret blir en plikt. Varannan vecka kan fungera för underhåll eller långvariga klienter. Dagliga check-ins rasar nästan alltid inom en månad.

Vilken dag ska jag skicka check-ins till klienterna?

Söndag eller måndag funkar bäst för de flesta coacher. Då avslutar du veckan som gått medan den är färsk, och får tid att läsa svaren och justera innan den nya träningsveckan börjar. Vilken dag det är spelar mindre roll än att du väljer en och aldrig flyttar den, eftersom rutinen är det som driver svarsfrekvensen.

Hur får jag klienterna att faktiskt fylla i sin check-in?

Tre saker gör det mesta: håll den så kort att den går att göra på ungefär 60 sekunder, skicka den vid samma tid varje vecka så att den blir en rutin, och svara alltid på den. Om en klient skickar in en check-in och inte hör något tillbaka är nästa betydligt mindre sannolik att komma. Att påminna den som inte svarat samma dag hjälper också mer än någon ändring av frågorna.

Ska jag använda ett formulär eller bara skriva till klienterna?

Ett formulär är bättre när du har fler än en handfull klienter. Att skriva fungerar bra med tre eller fyra klienter, men svaren hamnar utspridda i en chatt utan möjlighet att se trender, och att jaga folk för hand äter upp din kväll. Ett formulär håller varje svar i samma form vecka efter vecka, och det är det som gör framstegen synliga.